artikel uit Mobiel 5, oktober/november 2000

Bewaartermijnen van dossiers

Door: Ben van Ulft, redacteur Mobiel

Regelmatig vragen jongeren die in het verleden met de jeugdhulpverlening of jeugdbescherming te maken hebben gehad, om hun toenmalige dossier in te zien. Gebeurtenissen in het leven, zoals de geboorte van hun kind, vragen om inzicht in de eigen geschiedenis. Soms kan men terecht bij vader en moeder, oudere zus, opa of tante, soms ook bij de oud-groepsleidster, de toenmalige gezinsvoogd of de pleegouders. Als deze bronnen niet voorhanden zijn, de informatie te beperkt of te gekleurd is en men completer en neutraler geïnformeerd wil worden, kan het dossier daarbij een prima middel zijn. Als het nog bestaat tenminste....

Dossiers worden namelijk op enig moment vernietigd. In het verleden is daar op aangedrongen, omdat oud-pupillen het gevoel hadden dat hun (vervelende) geschiedenis hen 'voor eeuwig' achtervolgde. Er zijn toen regels vastgesteld om het bewaren en vernietigen van dossiers aan termijnen te binden waaraan iedere instelling zich heeft te houden.
In principe wordt vijf jaar na beëindiging van de contacten met de instelling het dossier vernietigd. Dit geldt voor de ambulante jeugdhulpverleningsinstellingen, internaten en voorzieningen voor pleegzorg.
Bij gezinsvoogdij (= ondertoezichtstelling) en voogdijzaken is de impact op het leven van de jongere echter vaak ingrijpend en langdurig; de bewaartermijn van het dossier is daarom anders. Het dossier mag in die gevallen niet eerder dan vijf jaar en niet later dan 30 jaar na meerderjarigheid van de jongere vernietigd worden. Maar ook dan alleen als de jongere inzage heeft gekregen en/of een afschrift heeft ontvangen, of als de jongere schriftelijke heeft laten weten daar geen gebruik van te willen maken. Gebeurt dit niet, dan moet het dossier dertig jaar bewaard blijven en kan de (toenmalige) jongere dus tot dertig jaar na meerderjarigheid over het dossier beschikken. Dat dossier bevat ook informatie van de internaten en Voorziening van Pleegzorg als het kind daar mee te maken heeft gehad.
Het afsluitingsrapport van een voogdij/gezinsvoogdijzaak, met daarin een samenvatting van de hulpverleningsgeschiedenis, blijft altijd dertig jaar bewaard.
Bij de Raad voor de Kinderbescherming geldt als uitgangspunt dat een dossier kan worden vernietigd wanneer het jongste kind van het gezin waarmee de Raad bemoeienis heeft gehad meerderjarig is geworden. Adoptiedossiers worden echter 'eeuwig' bewaard.
In principe heeft alleen de jongere zelf recht op inzage. Inzagerecht betekent overigens altijd dat er kopieën gemaakt mogen worden.
De vernietigingstermijn bij vrijwillige zaken (dus niet-gezinsvoogdij/voogdijzaken) is niet zo lang, maar dat lijkt voor de meest voorkomende kwesties prima passend. Bij langdurige en ingrijpende vrijwillige zaken zou wellicht een wat langere termijn gehanteerd moeten worden.

Bronnen:
Privacyreglement in de Praktijk, Uitgave: Vedivo.
Normen 2000, Uitgave: Raad voor de Kinderbescherming.